Verwerking persoonsgegevens algemeen
Voor een adequate bedrijfsvoering is het noodzakelijk dat ik een aantal gegevens van je verzamel wanneer je een product of dienst van Luminessenz afneemt. Dit kunnen de volgende persoonsgegevens zijn:
• je voorletters, voor- en achternaam
• straat, huisnummer, postcode en woonplaats
• woonland
• mobiele telefoonnummer
• email adres
• evt. je bedrijfs- en afdelingsnaam (wanneer van toepassing voor de facturatie)
• bankgegevens
Luminessenz verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
• om met je in contact te treden, zodat ik mijn diensten kan uitvoeren
• om je te informeren, met inbegrip van eventuele wijzigingen van mijn producten en diensten
• om je een Inspiratiemail toe te zenden, altijd met inbegrip van een afmeldmogelijkheid
• om (gratis) producten en diensten bij je af te leveren
• om een offerte toe te zenden
• om de facturatie en betalingen af te handelen
• om aan overige wettelijke verplichtingen te voldoen, zoals bijvoorbeeld de belastingaangifte
De factuur die je van mij ontvangt voldoet aan de eisen van de Belastingdienst en bevat de volgende persoonlijke gegevens: je naam, adres, woonplaats en woonland. Mijn administratie, met inbegrip van deze facturen, blijft conform de regels van de Belastingdienst 7 jaar bewaard.
Op mijn website staat informatie over mijn werkwijze en zijn ook mijn Algemene Voorwaarden in te zien.
Door het invullen van het contactformulier op mijn website kom je niet automatisch op mijn mailinglijst terecht, tenzij je zelf aanvinkt dat je mijn Inspiratiemail wil ontvangen. Wanneer je je via een van de aparte aanmeldformulieren inschrijft voor mijn Inspiratiemail, ontvang je altijd eerst een bevestigingsmail met een link die je dient aan te klikken om je aanmelding definitief te maken.
Verder staan op mijn website verschillende geanonimiseerde reviews van klanten. Ik zal je altijd vooraf schriftelijk vragen om toestemming voor publicatie van jouw review.
Coaching
Wanneer je coaching afneemt bij Luminessenz is het voor een goede begeleiding eveneens noodzakelijk dat ik een dossier aanleg. Dit is ook een wettelijke plicht opgelegd door de WGBO. Jouw dossier bevat aantekeningen over:
• de uitgangssituatie
• je hulpvraag
• de belangrijkste thema’s/onderwerpen die besproken zijn in de sessies
• de uitgevoerde opdrachten
• de progressie gedurende het traject
De gegevens uit dit dossier kunnen verder nog voor de volgende doelen gebruikt worden:
• om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als de begeleiding is afgerond of bij een verwijzing naar een andere hulpverlener. Dit gebeurt echter alleen als jij dat wilt en met jouw expliciete toestemming
• voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing (intervisie)
Als ik om een andere reden gebruik zou willen maken van je gegevens, dan zal ik je altijd eerst informeren en expliciet om je toestemming vragen. Deze gegevens in het dossier blijven, zoals in de wet op de behandelovereenkomst wordt vereist, 15 jaar bewaard.
Vertrouwelijkheid en derden
Ik doe steeds mijn uiterste best om je privacy te waarborgen. Dit betekent onder meer dat ik zorgvuldig omga met je persoonsgegevens en ervoor zorg dat onbevoegden geen toegang hebben tot jouw gegevens. Verder behandel ik alle ingebrachte informatie vertrouwelijk en ben ik als hulpverlener gehouden aan een beroepsgeheim, tenzij de wet anders voorschrijft (zie ook mijn Algemene Voorwaarden).
Je persoonsgegevens verkoop ik natuurlijk nooit aan derden en deze worden ook niet met derden gedeeld, tenzij er sprake is van een wettelijke verplichting en/of activiteiten die strikt noodzakelijk zijn voor mijn bedrijfsvoering (zoals bijvoorbeeld die van mijn accountant). Met deze partijen heb ik aparte verwerkersovereenkomsten gesloten die de vertrouwelijkheid en veiligheid van je gegevens (blijven) garanderen.
Beveiliging
Ik zorg ervoor dat mijn software steeds optimaal beveiligd is, doordat ik regelmatig updates installeer. Daarnaast maak ik gebruik van een beveiligde laptop, firewalls, virusscanners, spyware en malware detectie programma’s. Mijn eigen website is voorzien van een SSL-beveiligingscertificaat (slotje in de browser). Je gegevens worden nooit online, in the cloud, opgeslagen.
Inzage, wijziging of verwijdering
Tot slot heb je het recht om de persoonsgegevens die je aan me hebt verstrekt in te zien, te (laten) veranderen of verwijderen. In dat geval kun je een mailtje sturen naar: info@luminessenz.nl, waarna ik probeer zo snel mogelijk aan je verzoek te voldoen.
Luminessenz neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@luminessenz.nl.